Assistante administrative ou assistant administratif 2

Le département des institutions et du numérique (DIN) réunit les politiques publiques liées à la sécurité dans le canton, au droit de cité et à la migration ainsi qu'au numérique. À travers l'élaboration et la coordination de la politique numérique, le DIN est aussi le moteur d'une transition numérique inclusive et innovante pour l'ensemble du canton. Enfin, il construit le dialogue institutionnel avec les communes en étant chargé des relations avec celles-ci, dont il est par ailleurs l'autorité de surveillance.

Au sein du Secrétariat général, vous assurez, en binôme avec votre collègue, la gestion administrative et le suivi des dossiers en lien avec les activités du Conseil d'Etat et du Grand Conseil pour l'ensemble du département.

Dans ce cadre, vous contribuez à la préparation et au suivi des dossiers soumis au Conseil d'Etat et veillez au respect des processus et des échéances. Vous assurez la coordination avec les directions et offices du département, les secrétaires généraux adjoints ainsi qu'avec la Chancellerie d'Etat et les autres départements.

Vous êtes notamment chargé-e de :

• assurer le suivi administratif des dossiers inscrits aux séances du Conseil d'État et veiller à leur complétude et à leur conformité avant leur transmission à la Chancellerie d'État ;
• coordonner, solliciter et recueillir auprès des directions et offices les éléments nécessaires à la préparation et au traitement des dossiers ;
• identifier et suivre les échéances, priorités et délais, en tenant compte notamment du degré d'urgence des objets traités ;
• assurer le suivi des décisions du Conseil d'État et leur communication auprès des interlocutrices et interlocuteurs concernés ;
• gérer et suivre les objets parlementaires relevant du département, notamment leur attribution aux directions et offices compétents, le suivi des délais et la préparation des dossiers du Conseiller ou de la Conseillère d'État en vue des sessions du Grand Conseil ;
• assurer le suivi des consultations fédérales et des autres objets nécessitant une coordination départementale ;
• tenir à jour les outils de suivi et tableaux de bord liés aux activités du Conseil d'État et du Grand Conseil ;
• participer à l'information et à la formation des directions et offices concernant les processus et procédures applicables ;
  

​Vous participez également à différents groupes de travail et collaborez étroitement avec les autres membres du secrétariat général. Dans un esprit d'entraide et de continuité de service, vous apportez ponctuellement votre soutien aux autres fonctions administratives du secrétariat général en cas de besoin.