Assistant de projet photovoltaïque

Assistant(e) de projet photovoltaïque
1. Raison d'être du poste
Chez GTS, le chef de projet est le garant technique, financier et contractuel de ses chantiers. Dans les faits, une part importante de son temps est absorbée par des tâches administratives, de coordination et de suivi documentaire : dossiers de subvention, annonces au gestionnaire de réseau, commandes de matériel, relances, planification, classement, facturation.
Le poste d'assistant(e) de projet est créé pour reprendre ces tâches de manière structurée et fiable, afin que le chef de projet puisse se concentrer sur ce que lui seul peut faire : la conception technique, la négociation, la relation client et la maîtrise des coûts et des délais.
L'objectif du poste, formulé simplement :
« Aucun projet ne doit prendre du retard, perdre de l'argent ou perdre une subvention pour une raison administrative ou organisationnelle. »
2. Positionnement dans l'organisation
Supérieur hiérarchique : Le chef de projet auquel l'assistant(e) est rattaché(e). Il fixe les priorités, valide les décisions et évalue la performance.
Interlocuteurs internes : Bureau technique / chiffreurs (dimensionnement, plans, offres)Achats et logistique (commandes, livraisons, stock)Chefs d'équipe et monteurs (planning, préparation de chantier)Administration, comptabilité et RH (facturation, contrats, heures)Direction (reporting, arbitrages)
Interlocuteurs externes : Clients (particuliers, régies, entreprises, collectivités)Gestionnaires de réseau de distribution (GRD)Pronovo, ESTI, services communaux et cantonauxFournisseurs, transporteurs, loueursSous-traitants (électriciens, ferblantiers, grutiers, échafaudeurs)Architectes, bureaux d'ingénieurs, directions de travaux
Suppléance : Assure la continuité du suivi administratif des projets pendant les absences du chef de projet, dans les limites de délégation définies au chapitre 6.
Évolution possible: Vers un poste de chef de projet junior après montée en compétence technique, ou vers une fonction de coordination administrative multi-projets.
Le poste n'a pas de responsabilité hiérarchique.
3. Mission générale
L'assistant(e) de projet assure le bon déroulement administratif, documentaire et organisationnel des projets photovoltaïques confiés à son chef de projet, de la signature du contrat jusqu'à la clôture du dossier, en couvrant l'ensemble du portefeuille GTS : résidentiel, grandes toitures, industriel et agricole, ainsi que les dossiers de soumission et marchés publics.
Cette mission se décline en six axes :
Pilotage du dossier : Chaque projet dispose à tout moment d'un dossier à jour, complet et consultable par un tiers sans explication orale.
Démarches réglementaires : Toutes les annonces, autorisations et demandes de subvention sont déposées dans les délais et suivies jusqu'à obtention.
Approvisionnement : Le matériel et les moyens sont commandés, confirmés et disponibles avant l'ouverture du chantier.
Coordination et communication : Clients, sous-traitants et équipes internes disposent de l'information utile au bon moment ; aucune demande ne reste sans réponse.
Suivi financier et clôture : Les acomptes et facturations sont émis au bon moment, les écarts de coûts sont signalés tôt, les dossiers sont clôturés proprement.
Processus et qualité des données : Les processus internes sont appliqués tels que définis et les données des outils internes sont complètes, exactes et à jour.
4. Responsabilités détaillées par phase de projet
Les tâches ci-dessous constituent le référentiel de la fonction. Toutes ne s'appliquent pas à chaque projet : le chef de projet précise le périmètre au lancement de chaque affaire.
Lancement de projet (de la commande au démarrage)
Ouvrir le dossier de projet dans l'ERP et sur le serveur : structure de classement, numéro de chantier, fiche client, budget de référence.
Contrôler la complétude du dossier repris du chiffrage : offre signée, plans, calepinage, calcul de production, fiches techniques, conditions particulières.
Identifier avec le chef de projet les points ouverts et les risques connus, et en tenir la liste à jour.
Établir le rétroplanning administratif du projet : dates de dépôt, délais de traitement des autorités, délais de livraison, jalons de chantier.
Envoyer la confirmation de commande et l'interlocuteur de référence au client ; transmettre le dossier au client dans la forme convenue.
Convoquer et préparer la réunion de lancement interne (bureau technique, chef d'équipe, achats) : ordre du jour, documents, points de décision.
Démarches réglementaires et subventions
Préparer et déposer la demande de raccordement et l'annonce d'installation de production auprès du gestionnaire de réseau (GRD) concerné ; suivre l'accord de raccordement.
Préparer les annonces et autorisations liées à l'installation électrique selon l'OIBT ; coordonner avec l'électricien autorisé et, le cas échéant, l'ESTI.
Constituer et déposer les demandes de subvention Pronovo (rétribution unique) ; suivre l'avancement, répondre aux demandes de complément, contrôler le versement.
Traiter les demandes de subventions et programmes cantonaux ou communaux applicables au projet.
Préparer les dossiers d'autorisation de construire ou d'annonce à la police des constructions lorsque le projet l'exige ; suivre les délais de mise à l'enquête et les oppositions éventuelles.
Rassembler les éléments liés à la protection incendie et aux exigences AEAI, ainsi que les annonces d'assurance de bâtiment lorsqu'elles sont requises.
Préparer les documents relatifs à un regroupement de consommation propre (RCP) ou à une communauté électrique locale (CEL) lorsque le projet en prévoit un : conventions, listes de participants, données de comptage.
Tenir un tableau de bord des démarches en cours : autorité, date de dépôt, délai attendu, statut, prochaine relance.
Relancer systématiquement les autorités et partenaires avant l'échéance des délais, et non après.
Achats, matériel et moyens de chantier
Établir la liste de matériel du projet à partir du dossier technique et la faire valider par le chef de projet.
Demander les offres sous-traitants, comparer prix, délais et disponibilités, et présenter une synthèse au chef de projet pour décision.
Passer les commandes validées, obtenir les confirmations écrites et enregistrer les dates de livraison dans le planning.
Suivre les livraisons, anticiper les ruptures et alerter dès qu'un délai met un jalon de chantier en risque.
Réserver les moyens de chantier : échafaudages, nacelles, grues, monte-matériaux, bennes, places de dépose.
Contrôler les bulletins de livraison, signaler les manquants et les avaries, et engager les réclamations fournisseurs.
Coordination et suivi d'exécution
Préparer le dossier de chantier remis aux équipes : plans à jour, schémas, fiches techniques, plan de sécurité, coordonnées, accès et contraintes du site.
Coordonner les dates avec le client, les sous-traitants et les tiers (électricien, ferblantier, grutier, direction des travaux) et confirmer chaque rendez-vous par écrit.
Alimenter le planning de charge des équipes avec les besoins du projet, en coordination avec la planification centrale.
Rédiger et diffuser les comptes rendus de séances de chantier ; suivre les décisions et les points ouverts jusqu'à leur clôture.
Collecter les rapports journaliers, heures, photos et relevés d'avancement, et les classer dans le dossier de projet.
Suivre les demandes de modification du client : les faire chiffrer, obtenir l'accord écrit avant exécution, et les documenter comme avenants.
Tenir à jour la liste des défauts et points à reprendre, et suivre leur résolution.
Mise en service, réception et documentation
Planifier la mise en service avec l'électricien autorisé, le GRD et le client, et réunir les conditions préalables.
Rassembler les documents de fin de travaux : rapport de sécurité OIBT et procès-verbaux de mesure, protocole de mise en service, paramétrage des onduleurs, mise en service du monitoring.
Organiser la réception de l'ouvrage : convocation, procès-verbal de réception, liste de réserves et délais de reprise.
Constituer et remettre le dossier de fin de travaux au client : schémas conformes à l'exécution, garanties, notices, données de monitoring, consignes de sécurité et d'entretien.
Enregistrer l'installation auprès des instances concernées et vérifier l'attribution de la garantie d'origine lorsque le projet le prévoit.
Transmettre au service après-vente les informations nécessaires au suivi et à la maintenance de l'installation.
Suivi financier et clôture
Émettre les acomptes et les factures selon l'avancement et les conditions contractuelles, et signaler tout jalon de facturation atteint.
Contrôler les factures fournisseurs et sous-traitants : conformité à la commande, au bulletin de livraison et au prix convenu ; les transmettre au chef de projet pour validation.
Tenir à jour le suivi des coûts du projet dans l'ERP et alerter le chef de projet dès qu'un écart significatif apparaît par rapport au budget.
Documenter les avenants et les travaux supplémentaires et vérifier qu'ils sont facturés.
Suivre les encaissements et les subventions attendues, et relancer les retards en coordination avec la comptabilité.
Clôturer le dossier : archivage complet, bilan de projet, points d'apprentissage transmis au chef de projet.
Contribution aux soumissions et marchés publics
Surveiller les plateformes d'appels d'offres et signaler les dossiers pertinents au chef de projet.
Constituer les dossiers administratifs de soumission : attestations, références, formulaires, déclarations, respect des formats et des délais imposés.
Assurer le suivi des questions-réponses et des délais de la procédure, et déposer les dossiers dans les formes exigées.
Tenir à jour la bibliothèque de documents administratifs réutilisables de l'entreprise (attestati