Secrétaire 2

L'office médico-pédagogique (OMP) prend soin du développement et des apprentissages des enfants et des jeunes du canton à besoins éducatifs particuliers, en situation de handicap ou en vulnérabilités en offrant des prestations de soutiens, de soins et d'enseignement spécialisé.

L'OMP accomplit ses missions en faveur des enfants et des jeunes présentant des troubles de développement notamment des apprentissages, des troubles psychologiques, des défauts de langage, des affections nerveuses, sensorielles ou motrices. L'office offre également une aide dans les cas de polyhandicap, de troubles sensoriels comme la cécité, ou de troubles complexes comme l'autisme. Il met tout en œuvre pour poursuivre ses missions de la manière la plus différenciée et personnalisée possible, et contribue à l'éducation, l'instruction et la formation préprofessionnelle des mineurs du canton dont il a la charge.

L'OMP compte environ 1'790 collaboratrices et collaborateurs, tous statuts confondus.

Afin de le soutenir dans ses nombreuses activités, le service de l'organisation et de la planification (SOP) recherche une secrétaire qui sera, sous la supervision de directrice de service, ainsi que des deux chefs de service, en charge des missions suivantes :

• Prendre en charge la gestion administrative du secrétariat du service (organisation de rendez-vous, d'entretiens et de séances, prise de procès-verbaux, gestion des agendas Outlook, suivi de la boite aux lettres générique du service, préparation de réponses aux courriels) ;
  
• Assurer le suivi administratif des dossiers du service (préparation et mise à jour des dossiers du service, organisation du classement et de l'archivage des dossiers du service) ;
• En coordination avec les collaboratrices et collaborateurs des différents secteurs composant le SOP, veiller constamment à la qualité des données par le biais de contrôles réguliers ;
• Participer à l'élaboration de divers tableaux de bord et à leur tenue à jour ;
• Extraire et traiter des données afin d'alimenter les tableaux de bord ;
• Assurer la coordination et les liens administratifs avec les différents services de la direction générale de l'OMP (DGOMP) et les partenaires externes.

La ou le secrétaire collabore étroitement avec les services de la direction générale de l'OMP (DGOMP), les directions et les secrétariats des établissements spécialisés, le service organisation et planification de la direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) et de l'enseignement secondaire II (DGESII), ainsi que du service de la pédagogique spécialisée (SPS).