Commise administrative ou Commis administratif 5 (Gestionnaire en organisation scolaire)

L'enseignement secondaire II et tertiaire B a pour mission de proposer un cursus de formation aux élèves âgées ou âgés de 15 à 19 ans dans les domaines de la formation gymnasiale et professionnelle initiale.

La direction générale de l'enseignement secondaire II (DGESII) qui soutient, coordonne et contrôle les activités des établissements scolaires met au concours un poste de commise administrative 5 ou commis administratif 5 (gestionnaire en organisation scolaire) pour son service organisation et planification (SOP) en charge, notamment, de la gestion des inscriptions et des filières.  

La ou le titulaire assurera un soutien administratif et de référence à l'ensemble des directions et services de l'ESII en tant qu'experte ou expert dans son domaine de compétence et collaborera activement au sein du SOP avec une équipe dynamique et motivée composée d'une dizaine de personnes, dans un poste aux missions diverses et variées :

• Assurer les inscriptions des élèves entrants à l'ESII, issus du Cycle d'orientation, dont les élèves issus des classes d'accueil, les élèves au bénéfice d'un dispositif sport-art-études (SAE), les élèves allophones, les élèves adultes, les élèves issus d'une école spécialisée, ainsi que d'autres provenances (hors cantons, écoles privées, …) ;
• Réaliser l'analyse des dossiers d'admission, le contrôle des conditions de domicile, le suivi des admissions, le traitement des particularités et des confirmations, ainsi que la coordination avec les écoles; assurer la mise à jour de la documentation y relative ;
• Réaliser des statistiques nécessaires au pilotage de l'ESII et aux palmarès ;
• Assurer la création, la fermeture, les modifications, les mises à jour et les paramétrages inhérents à la création des filières pour l'année scolaire à venir ;
• Assurer conjointement avec d'autres membres du service la réception téléphonique et la gestion des boîtes génériques de courriels ;
• Assurer la réalisation du calendrier des portes ouvertes et des journées d'information ;
• Assurer la mise à jour et la diffusion de divers calendriers relatifs aux processus de l'ESII ;
• Contribuer à la mise à jour du site internet pour le service ;
• Contribuer à l'organisation et à la réalisation des examens d'admission pour les élèves issus du système hors public genevois ;
• Contribuer à l'organisation des réorientations au sein de l'ESII ;
• Contribuer à la collaboration avec l'Espace Entreprise et à la formation des apprentis sur le processus d'inscription ;
• Vérifier le bon fonctionnement et les informations des systèmes d'information pour l'éducation et la formation pour la DGESII (COGNOS, MEMO, nBDS dont le module IPO, SMOG, GGA) ;
• Produire et mettre à jour différents rapports, listes et documents ;
• Aider et participer aux différents processus du service ;
• Participer aux séances inhérentes au bon fonctionnement du service et des opérations de la rentrée scolaire avec les différents partenaires de l'ESII.