Secrétaire 2

La direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) a pour première mission de piloter l'enseignement obligatoire en plaçant l'enseignement et le suivi des élèves au centre de sa démarche.

Cette mission est déployée avec le soutien des services des ressources humaines, des finances et de l'organisation et planification du système scolaire.

Dans ce cadre, la DGEO soutient et coordonne les activités de 60 établissements primaires et de 19 établissements du cycle d'orientation.

La DGEO a la volonté de respecter l'identité et les spécificités de l'enseignement primaire (EP) et du cycle d'orientation (CO), et de renforcer la coopération avec l'enseignement secondaire II.

Le service suivi de l'élève (SSE) de la DGEO cherche à pourvoir un poste de secrétaire 2 entre 70 % et 80 %.

Dans le but d'assurer un parcours scolaire fluide, cohérent et sécurisé à l'ensemble des élèves, en particulier à celles et ceux en situation de vulnérabilité, le service suivi de l'élève (SSE) de la direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) contribue à la mise en œuvre de l'évolution de l'école pour mieux répondre aux besoins de toutes et tous les élèves dans le cadre de la politique du département de l'instruction publique, de la formation et de la jeunesse (DIP). Il soutient et conseille les directions d'établissement dans la gestion des situations complexes, individuelles ou groupales d'élèves. Il pilote ou collabore à la mise en œuvre de dispositifs favorisant la fluidité et la cohérence du parcours scolaire de l'élève au cours de l'enseignement obligatoire, notamment lors de transitions. Le service conduit et met en œuvre les prestations socio-éducatives en faveur de l'ensemble des élèves et favorise le développement de réseaux ainsi que de collaborations avec les partenaires internes et externes au DIP. ​

Les missions principales de la ou du titulaire sont les suivantes :

• Assurer de manière autonome, par délégation, des tâches administratives relevant du champ de compétence du SSE, en concertation avec les cheffes et chefs de service et les membres du SSE.
• Répondre aux sollicitations relatives à divers dossiers, notamment en provenance des directions d'établissement, selon les consignes de la direction du SSE et en concertation avec les collaboratrices et collaborateurs du service.
• Assurer la gestion administrative et exécutive du SSE et contribuer à l'élaboration des réponses apportées aux différentes interlocutrices et différents interlocuteurs du service.
• Gérer de manière autonome les appels téléphoniques, le courrier et les courriels, ainsi que le suivi administratif des dossiers et les relations courantes avec les partenaires du SSE.
• Coordonner l'activité des différents secteurs du SSE et assurer le lien entre la direction générale et les établissements de l'enseignement primaire et du cycle d'orientation.
• Participer aux séances, prendre des notes et rédiger des procès-verbaux ou des notes de séance.
• Assurer le suivi des factures, en coordination, si nécessaire, avec les services concernés.
• Rechercher et rassembler des informations dans la nBDS et les différents systèmes informatiques de l'État (SMOG, MMS, GECO, SIRH, etc.) afin de les communiquer au sein du SSE et à ses partenaires.
• Préparer, organiser et mettre à jour des tableaux de suivi en concertation avec les cheffes et chefs de service du SSE.
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers dans l'arborescence informatique et sous forme de dossiers physiques.
  
  Missions spécifiques

• Assurer le suivi administratif des situations individuelles, des recours, des dispositifs pilotés par le SSE et des mesures d'adaptation scolaire.
• Assurer, en coordination avec le service des ressources humaines (SRH), la gestion administrative du temps de travail et des absences des membres du SSE, notamment la tenue à jour des horaires et des absences, les saisies dans SIRH, la mise à jour des tableaux de suivi et la transmission des informations au SRH.
• Assurer le suivi des prestations du service dans les établissements.
• Assurer le suivi de certaines facturations.
• Assurer le traitement administratif des amendes.​