Secrétaire 2 à 80% - SPMI 115400

​L'office cantonal de l'enfance et de la jeunesse (OCEJ) dispense chaque année des prestations en faveur de près de 100'000 enfants et jeunes du canton. L'OCEJ pilote, organise, coordonne ou réalise des prestations de promotion, prévention, protection et surveillance. L'office agit en collaboration avec ses partenaires publics et privés, pour le développement des enfants et des jeunes et dans le respect de leur intégrité.

L'OCEJ est composé de sept services : service de protection des mineurs (SPMi), service dentaire scolaire (SDS), service de santé de l'enfance et de la jeunesse (SSEJ), service de la pédagogie spécialisée (SPS), service d'évaluation et d'accompagnement de la séparation parentale (SEASP), service d'autorisation et de surveillance des lieux de placement (SASLP), service d'autorisation et de surveillance de l'accueil de jour (SASAJ). Plus de 600 collaboratrices et collaborateurs occupant 55 fonctions différentes contribuent à ces missions variées et essentielles pour le canton.

Le Service de protection des mineurs, rattaché à l'office cantonal de l'enfance et de la jeunesse, a pour mission d'assurer le suivi des mineurs sur le plan social, familial, éducatif, administratif avec ou sans mandats décernés par les tribunaux. Il s'agit d'un service social regroupant plusieurs secteurs d'activités et ayant environ 210 collaboratrices et collaborateurs intervenant tant à la demande des intéressés (mineurs et leurs parents) qu'à celle des autorités judiciaires et administratives.

Il œuvre au cœur d'enjeux majeurs, liés à la protection et au développement des mineurs. Il reçoit les signalements des familles, des jeunes, des professionnels ou encore des tribunaux pour intervenir, dans l'intérêt supérieur de l'enfant auprès des familles, sous forme d'interventions socio-éducatives :

• sans mandat judiciaire (du simple conseil à un accompagnement sur le long terme);
• avec mandat de curatelle par exemple (assistance éducative, organisation et surveillance des droits de visite ou gestion des biens du mineur);
• avec mandat de tutelle (si l'autorité parentale est retirée aux parents par exemple);
• avec mandats pénaux (ordonnés par le Tribunal des mineurs).

Le SPMi peut, en outre, être amené à effectuer des placements de mineurs dans une famille d'accueil avec hébergement ou une institution d'éducation spécialisée, lorsque l'éloignement du foyer familial s'avère nécessaire. Le SPMi est l'acteur principal de la lutte contre la maltraitance envers les mineurs.

​Votre mission :

En tant que secrétaire 2 rattaché-e à la direction du service, vous aurez pour principale mission d'assumer de manière autonome le secrétariat du chef de service et d'assurer la liaison avec les entités externes et internes au service. Vous exercerez les activités suivantes :

• Rédiger et diffuer les communications internes, veiller à la cohérence, la clarté et la bonne circulation de l'information au sein du service
  
• Prendre et rédiger des procès-verbaux, des notes et diverses correspondances (à destination du personnel, des services de l'Etat, organismes externes et tribunaux ainsi qu'aux familles)
  
• Organiser et optimiser le secrétariat, afin de garantir la qualité des prestations auprès des usagers et des prestataires externes
• Assurer une gestion documentaire rigoureuse
• Assurer le suivi administratif des diverses situations (dénonciation, avertissement, clause péril)
  
• Gérer les appels internes et externes, analyser les demandes, orienter, informer
• Sur la base des informations fournies, rédiger et préparer les rapports/courriers ainsi que les dossiers spécifiques aux domaines traités par le chef de service
  
• Procéder au classement des documents reçus des différents services de l'Etat et des organismes externes (références, pièces administratives, courriers) et assurer l'archivage administratif des dossiers de la direction
  
• Élaborer et tenir à jour les fichiers statistiques, ainsi que concevoir des présentations (ex: créer et tenir à jour les tableaux des points de situations et les diverses statistiques en lien avec la maltraitance et autres types de situations)
• Tenir et organiser l'agenda et la boîte aux lettres électronique du chef de service et planifier des rendez-vous réguliers et sur demande
  
• Gérer la boite aux lettres électronique de la direction
  

Ponctuellement :

• Participer à des groupes de travail
• Encadrer et assurer le suivi des matu-pro, et des apprenti-e-s de commerce et du personnel temporaire de soutien (ex: ETFI)
• Remplacer l'assistant-e de direction à la demande de la Direction